Le nuove tecnologie AI vengono usate per sostituire chi non può partecipare, ma che vuole avere un resoconto sintetico dei contenuti del meeting. Altri analizzano anche il modo di porsi dei partecipanti. Contando per quanto tempo si parla e se si dice troppo volte "assolutamente"

Josh Stir sapeva di aver parlato a lungo durante una recente riunione aziendale virtuale. Ma non si aspettava che un robot lo chiamasse in causa.

Stir stava presentando dal suo ufficio di Fort Wayne (Indiana) una nuova funzione software che avrebbe permesso ai suoi colleghi di automatizzare compiti noiosi, come il copia e incolla di dati. Poi è comparsa una notifica sul suo portatile che gli diceva che aveva parlato ininterrottamente per 30 minuti senza lasciare che nessun altro dicesse una parola.

"Era come un monologo!", dice Stir, 46 anni, che lavora per un'azienda di servizi fiscali come responsabile senior dello sviluppo software. "E ho pensato: "Sì, è proprio quello che sono venuto qui a fare"".

Alcuni dipendenti di tutto il mondo stanno adottando l'intelligenza artificiale per semplificare compiti che vanno dalla scrittura di e-mail allo sviluppo di prodotti. Ora le aziende hanno iniziato a usare l'intelligenza artificiale per eliminare un'altra inefficienza del posto di lavoro: le riunioni. Negli Stati Uniti, vi sono utilizzano strumenti utilizzati dai dipendenti che registrano, analizzano e riassumono ciò che è stato detto, consentendo di saltare completamente le riunioni e di isolare i punti salienti.

L'intelligenza artificiale agisce anche come una sorta di Miss Manners virtuale (la protagonista di un blog che insegna le buone maniere, ndt) ricordando alle persone di condividere il microfono e di modulare il loro ritmo di conversazione, e consigliando loro come evitare errori verbali.

Nel caso di Stir, il suo robot minder gli ha suggerito di fare in modo che la sua intonazione salisse e scendesse di più per sembrare meno monotono, cosa che, secondo lui, non è un compito facile, visto il materiale tecnico che tratta.

"Si tratta di tecnologia per software fiscali aziendali", dice Stir. "Nessuno mi porterà fuori dalla stanza sulle loro spalle".

Effetto Grande Fratello

Joseph Zalkin, 65 anni, operatore di servizi medici di emergenza in pensione a Raleigh, afferma che l'idea di registrare e analizzare le riunioni è "il Grande Fratello in persona", ed è estremamente utile. Zalkin fa parte di diversi comitati associati a una fondazione e a un'università locale e, nei giorni in cui ha un doppio impegno, invia un notetaker dotato di intelligenza artificiale per ascoltare in silenzio, trascrivere e riassumere ciò che è stato detto. I rapporti di follow-up arrivano nella sua casella di posta elettronica da 20 minuti a due ore dopo.

Per il divertimento di Zalkin, gli strumenti offrono anche puntuali riassunti delle chiacchiere che un annotatore umano potrebbe saltare, tra cui una recente discussione su un Buc-ee's, la stazione di servizio e minimarket con un seguito di culto, che aveva aperto nelle vicinanze.

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Gli organizzatori di riunioni virtuali

I resoconti che Zalkin riceve per le riunioni a cui partecipa annotano anche se è arrivato in orario e il numero di volte in cui ha interrotto le persone. Durante una recente riunione di famiglia sugli investimenti, la risposta è stata 14 volte, perlopiù per interrompere il fratello, dice Zalkin. "Sono certo che fosse importante per portare avanti le cose", dice.

Suo fratello Andrew, 69 anni, dice che non gli è dispiaciuto. " tutti noi parliamo molto", dice della famiglia, aggiungendo che anche lui è incline a interrompere.

Gli organizzatori di riunioni virtuali di solito devono fare clic su "accetta" per far entrare l'assistente AI e, con la maggior parte degli strumenti, visualizzeranno una notifica per i partecipanti che indica che la riunione viene registrata. Tuttavia, alcuni utenti dicono di aver abbandonato questa tecnologia, perché la ritengono troppo inquietante.

"È come avere una conversazione con qualcuno in un caffè, guardare fuori dalla finestra e vedere solo un paio di occhi che ti guardano", dice Zack Schwartz, 33 anni, fondatore di un'azienda di design con sede a Chicago, che ha staccato la spina dopo aver sperimentato l'intelligenza artificiale nelle riunioni questa primavera.

Gli strumenti presentano questioni sociali spinose, come il galateo dell'invio di assistenti AI alle riunioni senza partecipare personalmente.

"C'è una strana dinamica di potere", dice Jessica Malnik, marketer trentenne. Ultimamente, quando partecipa ai webinar del suo settore, Malnik dice di aver notato un numero sempre maggiore di assistenti AI che prendono appunti. Ognuno di loro occupa un quadratino della zona partecipanti senza volto e in penombra, il che, secondo la Malnik, può creare una strana sensazione, in una stanza virtuale. E anche se gli utenti di questi strumenti di solito li chiamano con un nome appropriato - ad esempio, "chi si annota i So-and-So" - a volte danno nomi più simili a quelli umani che camuffano la loro presenza.

Durante un evento recente, ha visto un partecipante arrivare puntuale e rimanere senza dire una parola, anche se gli altri stavano chiacchierando e salutando. Ricorda di aver pensato: "Questo è ovviamente un bot".

Gli strumenti si sono diffusi a tal punto che alcuni lavoratori affermano di presentarsi regolarmente alle riunioni per scoprire che gli unici presenti sono gli annotatori di IA programmati per accedere non appena le sessioni iniziano, con tutti gli umani che li hanno addestrati che restano indietro.

Mi sono detto: "È una situazione super distopica", dice Colin Dougherty, 28 anni, direttore marketing dell'azienda tecnologica Zenlytic, che di recente si è trovato in una di queste situazioni. "Sono rimasto lì impacciato ad aspettare".

L’approccio di apprendimento progressivo

Le riunioni virtuali sono già soggette a così tante distrazioni - il telefono che squilla, il cane che abbaia - che l'intelligenza artificiale rischia di diventarne un'altra, sostiene Joseph Allen, direttore del Center for Meeting Effectiveness dell'Università dello Utah. Se le riunioni vengono costantemente registrate, potrebbe essere compromessa la possibilità di fare brainstorming liberamente.

Brian Klochkoff, vicepresidente esecutivo dell'agenzia pubblicitaria Dentsu, afferma che gli strumenti di riunione dotati di intelligenza artificiale sono fondamentali per il suo lavoro. Utilizza Microsoft Teams, che offre sottotitoli in tempo reale in diverse lingue durante le riunioni virtuali. Klochkoff lo usa per comunicare con i colleghi in Giappone, eliminando la necessità di un traduttore.

Di recente lo strumento ha iniziato a incorporare funzionalità di intelligenza artificiale che consentono ai partecipanti alle riunioni che arrivano in ritardo di richiedere un riepilogo di ciò che è avvenuto fino a quel momento e di analizzare lo stato d'animo dei diversi partecipanti.

Durante una recente intervista a Klochkoff, lo strumento ha valutato accuratamente il giornalista del Wall Street Journal come "curioso e interessato", anche se una richiesta di riepilogo a metà riunione ha dato luogo a imprecisioni, tra cui la segnalazione che la riunione si era già conclusa.

Microsoft ha dichiarato che sta adottando un "approccio di apprendimento progressivo", testando lo strumento con i clienti e utilizzando il feedback per migliorare i propri modelli.

Tutto è un work-in-progress, dice Matt Dworkin, direttore del servizio di soddisfazione dei clienti di un'azienda che elabora il controllo dei precedenti personali di St. Petersburg, in Florida. Dopo aver recentemente utilizzato l'intelligenza artificiale per analizzare il suo modo di parlare, è rimasto colpito dalla frequenza con cui accompagna le telefonate con la parola "assolutamente", che durante una riunione di mezz'ora ha usato otto volte. È un tic verbale che ha cercato per anni di eliminare, senza successo.

Dworkin ha creato un elenco di sinonimi da utilizzare con i clienti che, grazie al monitoraggio dell'AI, è riuscito per lo più a rispettare. "Cerco di mescolare affermazioni diverse, come 'Certamente' o 'Sì, possiamo farlo' o '100%'", dice. "Non voglio sembrare troppo robotico".